MyProof use case

Logiciel datarooms pour la centralisation de documentation juridique

La gestion des documents juridiques confidentiels pose des défis aux équipes légales. Pour répondre à ce besoin, MyProof propose une solution de centralisation documentaire. Cette dataroom juridique permet aux avocats et juristes de :

Structurer leur base documentaire
Travailler en équipe sur les dossiers
Contrôler l’accès aux informations sensibles

Grâce à cet outil, les legal departments peuvent se concentrer sur leurs affaires tout en préservant la confidentialité des données. La plateforme offre un environnement sécurisé pour stocker, partager et collaborer sur les documents légaux.

Sector & stakeholders

Software for legal and IP departments

Visit legal departments font face à des défis majeurs dans la gestion et le partage sécurisé de documents confidentiels. La multiplication des dossiers, la diversité des intervenants et les exigences réglementaires croissantes nécessitent des solutions adaptées pour centraliser efficacement la documentation juridique.

Dans ce contexte, la sécurité des données, la traçabilité des accès et la collaboration fluide entre les différents acteurs deviennent des enjeux cruciaux. Les datarooms répondent à ces besoins en offrant un espace numérique sécurisé pour stocker, partager et gérer les documents juridiques sensibles.

In-house lawyers

Vous devez gérer une multitude de documents juridiques tout en assurant leur confidentialité et en facilitant la collaboration avec les différents services de l’entreprise.

External lawyers

Vous avez besoin d’un accès sécurisé aux documents de vos clients pour travailler efficacement sur leurs dossiers, tout en respectant le secret professionnel.

Dirigeants et managers

Vous nécessitez un accès rapide et sécurisé aux informations juridiques critiques pour prendre des décisions éclairées.

Auditeurs et régulateurs

Vous devez pouvoir accéder de manière contrôlée et traçable aux documents juridiques lors des audits ou des contrôles réglementaires.

Have a question? Talk to a MyProof expert.

Challenge & solution

Datarooms pour une gestion centralisée et sécurisée des documents juridiques

Challenge

Challenge for legal and IP departments

Les départements juridiques font face à des défis majeurs dans la gestion de leur documentation :

Dispersion des documents entre différents systèmes et emplacements physiques
Risque de perte ou de fuite d’informations confidentielles
Difficulté à maintenir une version unique et à jour des documents
Complexité pour collaborer efficacement avec les parties prenantes internes et externes
Manque de traçabilité des accès et modifications des documents sensibles

Ces problématiques peuvent entraîner des retards dans les processus juridiques, des erreurs coûteuses et potentiellement des violations de conformité.

Solution

Solution selected: Datarooms

MyProof propose une solution de datarooms spécialement conçue pour les départements juridiques, offrant :

Secure centralization : tous les documents juridiques sont stockés dans un espace unique et chiffré
Advanced access control : gestion fine des droits d’accès par utilisateur et par document
Automatic versioning : suivi des modifications et accès à l’historique complet des documents
Collaboration en temps réel : travail simultané sur les documents avec notifications de changements
Detailed audit trail : enregistrement de toutes les actions effectuées sur les documents
Intégration avec les outils juridiques : connexion avec les logiciels de gestion de contrats et de cas

Cette approche permet aux départements juridiques de rationaliser leurs processus documentaires, d’améliorer la sécurité et la conformité, tout en facilitant la collaboration interne et externe.

Implementation

Datarooms for legal and IP departments

La dataroom de MyProof est spécialement conçue pour répondre aux besoins des départements juridiques en matière de gestion documentaire. Elle offre un espace de travail virtuel sécurisé où vous pouvez stocker, organiser et partager tous vos documents juridiques.

Cette fonctionnalité vous permet de créer une structure de dossiers adaptée à vos besoins, d’attribuer des droits d’accès granulaires, et de suivre toutes les interactions avec vos documents grâce à un journal d’audit détaillé.

1

Structuration de l'espace documentaire

Créez une arborescence de dossiers reflétant l’organisation de votre département juridique (contrats, litiges, propriété intellectuelle, etc.).

2

Importing documents

Chargez vos fichiers juridiques dans la dataroom, avec la possibilité de les taguer et de les indexer pour faciliter les recherches ultérieures.

3

Configuration des accès

Définissez des niveaux d’accès précis pour chaque utilisateur ou groupe, assurant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les documents sensibles.

4

Collaboration and follow-up

Travaillez simultanément sur les documents, laissez des commentaires, et suivez les versions. Le journal d’audit vous permet de retracer l’historique complet de chaque document.

Benefits

Des datarooms pour optimiser la gestion documentaire juridique

MyProof vous permet de regrouper tous vos documents juridiques dans un espace unique, facilitant l’accès et la gestion pour l’ensemble de votre équipe juridique.

Partagez et collaborez sur des documents sensibles avec vos collègues et partenaires externes en toute sécurité, grâce aux contrôles d’accès granulaires de MyProof.

Le journal d’audit détaillé de MyProof vous aide à maintenir une trace précise de toutes les actions effectuées sur vos documents, facilitant la démonstration de votre conformité réglementaire.

Grâce à la fonction de recherche avancée et au système de versionnage de MyProof, vous retrouvez rapidement les documents dont vous avez besoin, réduisant le temps consacré à la gestion documentaire.

Access the platform

Discover the power of MyProof to secure your critical data. Our intuitive solution will enable you to protect, certify and share your sensitive information with complete confidence.

Use cases

Other MyProof use cases in legal and IP departments

Legal departments deal with the day-to-day confidential documents and sensitive information. They must ensure security, traceability and integrity while facilitating internal and external collaboration. Our a tool for departments legal meets these requirements by providing a safe working environment that complies with legal standards.

French cloud for storing litigation files

Legal teams need to secure their litigation files. The MyProof solution offers a cloud storage adapted to these requirements:

Servers located in France
Data encryption
Fine-tuned management of access rights

These features guarantee the integrity of legal information throughout the proceedings. Our platform enables legal departments to focus on their business, safe in the knowledge that their documents are protected to the highest standards.

Secure Drive for archiving contracts and legal agreements

Visit legal departments are faced with the challenge of preserving and securing their essential documents. MyProof responds to this challenge with a digital storage solution for the legal sector. This system enables :

- Centralize contracts and agreements
- Guarantee the confidentiality of legal documents
- Ensuring long-term preservation

Thanks to this digital archivingThis approach facilitates document management and reinforces the protection of sensitive information. This approach facilitates document management and reinforces the protection of sensitive information.

Blockchain time-stamping for regulatory documents

The management of regulatory documents requires tools adapted for the legal department. MyProof meets these requirements with :

Time certification of files
Verifying content integrity
Chronological recording of modifications

This approach, based on theblockchain time-stamping guarantees document traceability and authenticity. It enables teams to manage their digital archives according to current standards, ensuring regulatory compliance.

Alternative to the soleau envelope for corporate contracts

MyProof offers an innovative method for protecting company contracts: theblockchain time-stamping. This technology replaces the traditional Soleau envelope and offers several advantages to legal teams:

Creating a digital anteriority certificate
Protection of contractual documents
Simplified management of electronic evidence

Visit legal departments can secure their intellectual property and manage their commercial agreements in the digital age. This solution meets the need for traceability and authenticity of corporate documents.

Blockchain time-stamping for legal notices

L'blockchain time-stamping for legal notices meets legal requirements for time-based certification. This technology enables :

Check the existence of a document on a specific date
Prove content integrity
Establishing precedence in the event of a dispute

Visit legal departments using MyProof have a tool for validating their documents. The system generates an unalterable digital footprint, offering solid proof of the status of notices at any given moment. This method strengthens the position of companies in potential disputes.