MyProof use case

French cloud for storing litigation files

Legal teams need to secure their litigation files. The MyProof solution offers a cloud storage adapted to these requirements:

Servers located in France
Data encryption
Fine-tuned management of access rights

These features guarantee the integrity of legal information throughout the proceedings. Our platform enables legal departments to focus on their business, safe in the knowledge that their documents are protected to the highest standards.

Sector & stakeholders

Software for legal and IP departments

Visit legal departments font face à des défis majeurs dans la gestion et la conservation des dossiers de contentieux. La multiplication des affaires et la complexité croissante des litiges nécessitent un système de stockage fiable et sécurisé.

La confidentialité des informations, la conformité aux réglementations en vigueur et l’accessibilité rapide aux documents sont des enjeux cruciaux. De plus, la collaboration entre les différents intervenants et la traçabilité des actions sur les dossiers sont essentielles pour une gestion efficace des contentieux.

In-house lawyers

Vous avez besoin d’un accès rapide et sécurisé à l’ensemble des documents liés aux contentieux pour préparer les stratégies de défense et suivre l’évolution des affaires.

External lawyers

Vous devez pouvoir collaborer efficacement avec les équipes internes tout en garantissant la confidentialité des échanges et des documents partagés.

Quality managers

Vous devez vous assurer que la conservation des dossiers respecte les normes légales et réglementaires en vigueur, notamment en termes de durée de conservation et de protection des données.

General Counsel

Vous avez besoin d’une vue d’ensemble sur tous les contentieux en cours, avec un accès facile aux informations clés pour la prise de décision et le reporting à la direction générale.

Have a question? Talk to a MyProof expert.

Challenge & solution

Sécurisation et organisation des dossiers de contentieux dans le cloud

Challenge

Challenge for legal and IP departments

Les départements juridiques font face à des défis majeurs dans la gestion de leurs dossiers de contentieux :

Risk of loss or corruption of sensitive data
Difficulté à prouver l’intégrité des documents en cas de litige
Complexité de l’organisation et du suivi des nombreux fichiers liés à chaque affaire
Nécessité de respecter les réglementations strictes en matière de protection des données

Un avocat nous a récemment confié avoir perdu un dossier crucial suite à une panne informatique, compromettant la défense de son client dans une affaire importante.

Solution

Solution selected: Secure storage

MyProof propose une solution de stockage sécurisé spécialement conçue pour les départements juridiques :

Hébergement en France : garantissant la conformité avec les réglementations européennes sur la protection des données
End-to-end encryption : assurant la confidentialité des informations stockées
Customizable folder structure : permettant une organisation intuitive des documents par affaire
Système de tags : facilitant la recherche et le classement des fichiers
Granular access control : définissant précisément les droits de chaque utilisateur sur les dossiers
Journalisation des actions : offrant une traçabilité complète de toutes les interactions avec les documents

Cette approche permet aux départements juridiques de centraliser et sécuriser efficacement leurs dossiers de contentieux, tout en facilitant la collaboration et le suivi des affaires.

Implementation

Secure storage for legal and IP departments

Le stockage sécurisé de MyProof est conçu pour répondre aux exigences spécifiques des départements juridiques en matière de conservation des dossiers de contentieux. Cette fonctionnalité vous permet de stocker, organiser et accéder à vos documents sensibles dans un environnement cloud hautement sécurisé, hébergé en France.

Grâce à des protocoles de chiffrement avancés et une gestion fine des droits d’accès, vous pouvez être assuré que vos informations confidentielles restent protégées tout en étant facilement accessibles aux membres autorisés de votre équipe.

1

Storage space creation

Configurez un espace dédié pour chaque dossier de contentieux, avec des paramètres de sécurité adaptés à la sensibilité des documents.

2

Chargement et classification des documents

Importez vos fichiers juridiques et organisez-les selon votre arborescence préférée, facilitant ainsi leur recherche et leur gestion.

3

Access management

Définissez des droits d’accès précis pour chaque membre de votre équipe, assurant un contrôle granulaire sur la consultation et la modification des documents.

4

Tracking and tracing

Bénéficiez d’un journal d’audit détaillé pour chaque dossier, permettant de suivre toutes les interactions avec les documents stockés.

Benefits

Un stockage sécurisé pour optimiser la gestion des contentieux

Le stockage sécurisé de MyProof vous aide à respecter les obligations légales en matière de conservation des documents juridiques, réduisant les risques de non-conformité pour votre département.

La centralisation et l’organisation structurée des dossiers de contentieux vous permettent de retrouver rapidement les documents nécessaires, améliorant votre réactivité face aux demandes urgentes.

Le partage sécurisé des dossiers entre les membres de votre équipe juridique et les avocats externes optimise la collaboration sur les affaires en cours, tout en maintenant un contrôle strict des accès.

L’horodatage blockchain intégré garantit l’authenticité et l’intégrité des documents stockés, renforçant leur valeur probante en cas de litige.

Access the platform

Discover the power of MyProof to secure your critical data. Our intuitive solution will enable you to protect, certify and share your sensitive information with complete confidence.

Use cases

Other MyProof use cases in legal and IP departments

Legal departments deal with the day-to-day confidential documents and sensitive information. They must ensure security, traceability and integrity while facilitating internal and external collaboration. Our a tool for departments legal meets these requirements by providing a safe working environment that complies with legal standards.

Secure Drive for archiving contracts and legal agreements

Visit legal departments are faced with the challenge of preserving and securing their essential documents. MyProof responds to this challenge with a digital storage solution for the legal sector. This system enables :

- Centralize contracts and agreements
- Guarantee the confidentiality of legal documents
- Ensuring long-term preservation

Thanks to this digital archivingThis approach facilitates document management and reinforces the protection of sensitive information. This approach facilitates document management and reinforces the protection of sensitive information.

Blockchain time-stamping for regulatory documents

The management of regulatory documents requires tools adapted for the legal department. MyProof meets these requirements with :

Time certification of files
Verifying content integrity
Chronological recording of modifications

This approach, based on theblockchain time-stamping guarantees document traceability and authenticity. It enables teams to manage their digital archives according to current standards, ensuring regulatory compliance.

Alternative to the soleau envelope for corporate contracts

MyProof offers an innovative method for protecting company contracts: theblockchain time-stamping. This technology replaces the traditional Soleau envelope and offers several advantages to legal teams:

Creating a digital anteriority certificate
Protection of contractual documents
Simplified management of electronic evidence

Visit legal departments can secure their intellectual property and manage their commercial agreements in the digital age. This solution meets the need for traceability and authenticity of corporate documents.

Blockchain time-stamping for legal notices

L'blockchain time-stamping for legal notices meets legal requirements for time-based certification. This technology enables :

Check the existence of a document on a specific date
Prove content integrity
Establishing precedence in the event of a dispute

Visit legal departments using MyProof have a tool for validating their documents. The system generates an unalterable digital footprint, offering solid proof of the status of notices at any given moment. This method strengthens the position of companies in potential disputes.

Logiciel datarooms pour la centralisation de documentation juridique

La gestion des documents juridiques confidentiels pose des défis aux équipes légales. Pour répondre à ce besoin, MyProof propose une solution de centralisation documentaire. Cette dataroom juridique permet aux avocats et juristes de :

Structurer leur base documentaire
Travailler en équipe sur les dossiers
Contrôler l’accès aux informations sensibles

Grâce à cet outil, les legal departments peuvent se concentrer sur leurs affaires tout en préservant la confidentialité des données. La plateforme offre un environnement sécurisé pour stocker, partager et collaborer sur les documents légaux.